5 mẫu tin nhắn nhắc nợ lịch sự cho khách mua chịu
Tin nhắn nhắc nợ lịch sự nên có tên khách, số tiền còn nợ, mốc đối chiếu và một đề nghị rõ ràng. Khách đọc xong cần biết bạn đang nói đến khoản nào và nên phản hồi ra sao. Dưới đây là năm mẫu dành cho cửa hàng có khách mua chịu, kèm cách kiểm tra số liệu và gửi lời nhắn phù hợp với từng tình huống.
Trước khi gửi tin nhắn nhắc nợ lịch sự
Mở sổ của đúng khách và kiểm tra lần trả gần nhất. Nếu vừa có chuyển khoản, xác nhận tiền đã vào tài khoản và ghi khoản trả trước khi soạn tin. Tránh nhắc theo một con số cũ khiến khách phải giải thích lại việc đã thanh toán.
Các tên, số tiền và ngày trong bài đều là ví dụ minh họa. Hãy thay bằng dữ liệu thật, xem lại người nhận và chỉ gửi riêng cho khách cần đối chiếu. Nếu chưa thống nhất ngày thanh toán, nên hỏi khách thời điểm thuận tiện thay vì viết như thể khách đã trễ hẹn.
Kiểm tra số dư sau tất cả các lần mua và trả.
Nêu mốc ngày để khách biết số liệu được tính đến lúc nào.
Dùng cách xưng hô quen thuộc của cửa hàng với khách.
Kết thúc bằng một câu hỏi hoặc đề nghị cụ thể, dễ trả lời.
Mẫu 1: Nhắc đối chiếu khoản mua chịu lần đầu
Chị Lan ơi, em gửi chị khoản mua chịu tại quán tính đến ngày 03/10 là 350.000đ. Chị xem giúp em số tiền đã khớp chưa nhé. Khi nào tiện thanh toán, chị nhắn em để em cập nhật sổ ạ.
Mẫu này phù hợp khi bạn cần xác nhận số dư và chưa có ngày hẹn trả. Nếu khách mua nhiều lần, gửi thêm danh sách khoản mua hoặc hóa đơn công nợ để khách kiểm tra, không yêu cầu khách nhớ mọi món chỉ từ một con số.
Mẫu 2: Nhắc theo ngày hai bên đã hẹn
Anh Minh ơi, theo lịch mình đã hẹn, hôm nay anh thanh toán khoản còn lại 750.000đ giúp em nhé. Nếu anh cần đổi ngày, anh báo em một mốc cụ thể để em ghi lại. Em cảm ơn anh.
Chỉ dùng câu “theo lịch đã hẹn” khi có thỏa thuận trước đó. Nếu khách đề nghị đổi ngày, ghi lại ngày mới và phản hồi xác nhận. Một mốc rõ ràng giúp lần nhắc tiếp theo có căn cứ hơn câu “lúc nào có thì trả”.
Mẫu 3: Khách đã trả một phần
Chị Hương ơi, em đã ghi nhận chị trả 200.000đ ngày 02/10. Sau khoản đó, sổ còn 300.000đ tính đến hôm nay. Chị kiểm tra giúp em và cho em biết lúc nào thuận tiện trả phần còn lại nhé.
Nhắc lại khoản đã nhận giúp khách thấy tiền trả đã được cập nhật. Nếu khách có mua thêm sau lần trả, giải thích khoản phát sinh thay vì để khách nghĩ phần tiền đã trả chưa được trừ. Đọc thêm cách theo dõi khách trả nợ từng phần.
Mẫu 4: Gửi kèm bảng công nợ để kiểm tra
Anh Nam ơi, em gửi kèm bảng các lần mua và trả tại quán. Số dư còn lại là 1.050.000đ tính đến 03/10. Anh xem giúp em; khoản nào chưa khớp, anh nhắn ngày và số tiền để em kiểm tra lại nhé.
Mẫu này phù hợp với khách mua nhiều lần hoặc lâu chưa đối chiếu. Kiểm tra bảng gửi kèm chỉ có dữ liệu của đúng khách. Trong Nợ đây rồi, xem hướng dẫn gửi hóa đơn công nợ qua Zalo để tạo bản xem trước và chọn người nhận.
Mẫu 5: Hỏi lại sau khi chưa nhận được phản hồi
Chị Lan ơi, em nhắn lại để hỏi chị đã xem khoản công nợ 350.000đ em gửi hôm trước chưa ạ. Nếu số liệu đã đúng, chị cho em xin ngày dự kiến thanh toán nhé. Nếu có khoản cần đối chiếu, em gửi lại chi tiết cho chị.
Mục đích của tin này là xin một phản hồi rõ ràng. Khi khách chưa đọc hoặc đang bận, gửi dồn nhiều tin thường không giúp việc đối chiếu dễ hơn. Chọn thời điểm phù hợp với quan hệ mua bán và trao đổi riêng để hai bên cùng kiểm tra.
Gửi qua Zalo thế nào để khách dễ đối chiếu?
Lời nhắn nên ngắn; phần chi tiết có thể nằm trong ảnh công nợ gửi kèm. Trước khi gửi, đọc lại tên khách, số dư và danh sách phiếu. Khi Zalo mở ra, chọn đúng cuộc trò chuyện và kiểm tra ảnh đính kèm một lần nữa.
Trong app Nợ đây rồi, mục “Gửi ảnh qua Zalo bạn bè” tạo hóa đơn công nợ để xem trước, thêm lời nhắn rồi chuyển sang Zalo. Bạn vẫn chọn người nhận và gửi tại Zalo; đừng coi việc mở ứng dụng là đã gửi xong. Với luồng này, nên kết bạn Zalo với khách trước.
Để có dữ liệu dễ giải thích, tham khảo mẫu sổ ghi nợ tạp hóa. Một tin nhắn rõ ràng bắt đầu từ một sổ ghi chép có đủ ngày mua, ngày trả và số tiền từng lần.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đưa số tài khoản vào tin nhắn?
Nếu cửa hàng nhận chuyển khoản, có thể bổ sung thông tin nhận tiền đã kiểm tra. Khách chuyển xong, bạn cần xác nhận tiền thực nhận rồi mới ghi trả nợ vào sổ.
Có thể tự động gửi các mẫu này cho mọi khách không?
Các mẫu cần được xem lại theo từng khách và từng khoản. Hướng dẫn trong bài là cách soạn và gửi có kiểm tra; không mô tả chức năng tự động gửi hàng loạt.
Khách phản hồi số tiền sai thì trả lời thế nào?
Cảm ơn khách đã báo, hỏi khoản nào chưa khớp và đối chiếu lịch sử mua trả. Xác nhận lại số dư sau khi tìm được nguyên nhân, rồi mới trao đổi ngày thanh toán tiếp theo.
Tải Nợ đây rồi để giữ lịch sử công nợ theo khách và chuẩn bị hóa đơn đối chiếu trước khi nhắc thanh toán.