Cách gửi hóa đơn công nợ qua Zalo bằng Nợ đây rồi
Gửi hóa đơn công nợ qua Zalo giúp khách xem số tiền còn nợ và các khoản cần đối chiếu trong một ảnh. Trong Nợ đây rồi, bạn mở hồ sơ khách, chọn Nhắc nợ rồi dùng “Gửi ảnh qua Zalo bạn bè”. App cho xem trước hóa đơn và sửa lời nhắn; sau đó bạn chọn cuộc trò chuyện và gửi trong Zalo.
Chuẩn bị trước khi gửi hóa đơn công nợ qua Zalo
Điện thoại cần cài Zalo và đăng nhập tài khoản bạn dùng liên hệ với khách. Với luồng gửi ảnh qua Zalo bạn bè của app, hãy kết bạn với khách trước. Kiểm tra khoản trả gần nhất đã được ghi và xác nhận số dư còn lại để ảnh không chứa số liệu cũ.
Nếu có nhiều người trùng tên, xác nhận thêm số điện thoại hoặc thông tin hồ sơ trước khi tạo ảnh. Hóa đơn chỉ nên được gửi cho đúng khách; đừng gửi bảng của một người sang cuộc trò chuyện của người khác.
Hướng dẫn này đối chiếu với luồng hiện có trong kho mã app. Màn chia sẻ có thể khác theo điện thoại hoặc phiên bản Zalo; các bước cần giữ nguyên là kiểm tra dữ liệu, xem trước ảnh và xác nhận đúng người nhận.
Bước 1: Mở hồ sơ khách và chọn Nhắc nợ
Từ danh sách khách trong Nợ đây rồi, mở người cần đối chiếu. Kiểm tra số Đang nợ và các giao dịch gần nhất. Chọn Nhắc nợ để mở các cách liên hệ.
Trong bảng lựa chọn, chọn Gửi ảnh qua Zalo bạn bè. Đây là luồng tạo ảnh hóa đơn công nợ. Lựa chọn Nhắn tin là luồng khác, dùng để xem và sửa nội dung tin nhắn trước khi mở ứng dụng nhắn tin của điện thoại.
Bước 2: Kiểm tra phiếu và bản xem trước
Tại màn Hoá đơn công nợ, xem các phiếu được đưa vào ảnh và kiểm tra bản xem trước. Xác nhận tên khách, số tiền còn nợ và nội dung khoản mua cần đối chiếu. Nếu số liệu chưa đúng, quay lại lịch sử để sửa giao dịch trước khi gửi.
Với khách đã trả từng phần, số dư phải phản ánh khoản thanh toán đã ghi. Ví dụ không tính lãi: khách nợ 500.000 đồng và đã trả 200.000 đồng thì còn 300.000 đồng. Xem hướng dẫn đối chiếu công nợ khi khách trả từng phần nếu bạn cần kiểm tra lại phép đối chiếu.
Tên khách đúng với cuộc trò chuyện dự định gửi.
Các phiếu xuất hiện là những khoản bạn muốn khách kiểm tra.
Tiền còn nợ đã trừ những khoản thực nhận và ghi vào sổ.
Bản xem trước đọc được, không có thông tin của khách khác.
Bước 3: Thêm ghi chú và lời nhắn gửi kèm
Bạn có thể điền Ghi chú trên phiếu và Lời nhắn gửi kèm ảnh. Ghi chú trên phiếu giúp giải thích ngay trong ảnh; lời nhắn là câu trao đổi kèm ảnh khi gửi cho khách. Hai phần này nên ngắn và cùng nói về số liệu đang hiển thị.
Ví dụ minh họa: “Chị Lan ơi, em gửi bảng công nợ còn 300.000đ tính đến 03/10. Chị kiểm tra giúp em; nếu có khoản chưa khớp, chị nhắn lại để em đối chiếu nhé.” Thay tên, số tiền và ngày theo dữ liệu thật trước khi sử dụng.
Nếu muốn dùng cách diễn đạt khác, tham khảo 5 mẫu tin nhắn nhắc nợ lịch sự. Không cần dùng lời thúc giục khi mục đích hiện tại chỉ là xin khách xác nhận bảng công nợ.
Bước 4: Chọn Gửi qua Zalo và xác nhận người nhận
Bấm Gửi qua Zalo sau khi đã kiểm tra ảnh và lời nhắn. Khi màn hình Zalo hoặc màn chia sẻ mở ra, chọn đúng cuộc trò chuyện của khách. Xem lại ảnh đính kèm, nội dung tin và người nhận trước khi gửi.
Việc app mở Zalo không có nghĩa tin đã gửi xong. Hãy kiểm tra ảnh thực sự xuất hiện trong cuộc trò chuyện. Nếu hủy màn chia sẻ, bạn cần thực hiện lại khi muốn gửi; không nên đánh dấu đã nhắc chỉ vì đã tạo bản xem trước.
Gửi ảnh cũng không làm giảm số dư trên sổ. Khi khách thanh toán, xác nhận tiền thực nhận rồi dùng Trả nợ để cập nhật riêng giao dịch đó.
Nếu chưa tạo được ảnh hoặc không gửi được
Nếu bản xem trước báo chưa tạo được, thử lại và kiểm tra kết nối. Khi màn hình vẫn lỗi, giữ thông tin khoản nợ trong sổ và ghi lại tình huống để trao đổi với đội hỗ trợ; đừng sửa số tiền chỉ để cố tạo ảnh.
Nếu không thấy người nhận ở Zalo, kiểm tra bạn đang dùng đúng tài khoản và đã kết bạn với khách. Nếu chưa thuận tiện gửi ảnh, có thể trao đổi qua tin nhắn riêng sau khi kiểm tra số dư, rồi đối chiếu chi tiết khi khách ghé quán.
Câu hỏi thường gặp
App có tự động nhắn Zalo cho khách không?
Trong luồng này, app tạo ảnh và chuyển sang Zalo. Bạn vẫn chọn người nhận và xác nhận gửi. Đây không phải thao tác tự động gửi lời nhắc cho mọi khách.
Khách đã trả tiền sau khi tạo ảnh thì dùng ảnh cũ được không?
Nên cập nhật khoản trả trong sổ rồi tạo và xem lại ảnh mới. Ảnh đã gửi trước đó không tự đổi theo số dư mới của khách.
Ảnh công nợ có phải hóa đơn điện tử không?
Trong hướng dẫn này, ảnh dùng để trao đổi và đối chiếu khoản mua chịu. Không nên coi thao tác chia sẻ ảnh là đã thực hiện quy trình lập hóa đơn điện tử.
Nếu chưa có phiếu để gửi, bắt đầu từ cách ghi sổ tạp hóa trên điện thoại. Bạn có thể tải Nợ đây rồi để thử quy trình với một khách và kiểm tra kỹ ảnh trước khi gửi.