Đối chiếu công nợ khi khách trả từng phần trên app

Đối chiếu công nợ khi khách trả từng phần cần kiểm tra số tiền trước khi nhận, khoản vừa trả và số dư sau khi lưu. Trong Nợ đây rồi, thao tác này bắt đầu từ hồ sơ khách và nút Trả nợ. Hướng dẫn dùng ví dụ khách đang nợ 500.000 đồng, trả 200.000 đồng và không có tiền lãi: số dư sau giao dịch cần còn 300.000 đồng.

Bước 1: Xác nhận khoản nợ trước khi nhận tiền

Mở đúng khách, kiểm tra số dư đang hiển thị và xem các phiếu mua, phiếu trả gần nhất. Với ví dụ này, số dư ban đầu phải là 500.000 đồng. Nếu sổ đang hiện con số khác, đối chiếu lịch sử trước khi nhập khoản thanh toán mới.

Khi khách trả tiền mặt, xác nhận số tiền đã nhận. Khi khách chuyển khoản, kiểm tra tiền vào tài khoản nhận của cửa hàng. Lời hẹn trả hoặc tin báo của khách chưa phải là một giao dịch đã thu tiền.

Bài này không áp dụng cách chia tiền gốc và lãi cho khoản có lãi. Nếu hồ sơ khách có phần lãi, đọc kỹ màn hình chốt tiền và xác nhận với khách trước khi lưu; không dùng máy móc số dư minh họa dưới đây.

Bước 2: Chọn Trả nợ và nhập tiền Khách đưa

1. Trong hồ sơ đúng khách, chọn Trả nợ.

2. Nhập 200.000 đồng vào ô Khách đưa theo ví dụ.

3. Kiểm tra lại số tiền vừa nhập, nhất là số chữ số 0.

4. Xem số tiền còn nợ dự kiến trên màn hình.

5. Xác nhận bằng nút Nhận số tiền tương ứng sau khi các thông tin đã đúng.

Nếu khách chỉ trả 200.000 đồng, không dùng lựa chọn trả hết 500.000 đồng. Nút xác nhận cần thể hiện đúng số tiền bạn đang nhận. Khi chưa chắc giao dịch này đã được người nhà ghi hay chưa, kiểm tra lịch sử trước để tránh nhận cùng một khoản hai lần trên sổ.

Bước 3: Kiểm tra số dư còn lại sau khi lưu

Quay lại hồ sơ khách và kiểm tra hai điều: có phiếu trả 200.000 đồng trong lịch sử, và số dư hiện tại còn 300.000 đồng. Một thông báo hoàn tất là hữu ích, nhưng nhìn lại phiếu và số dư giúp bạn phát hiện chọn nhầm khách hoặc nhập nhầm tiền.

Giữ phiếu mua ban đầu. Lịch sử mua và trả riêng biệt sẽ giúp giải thích số dư khi khách hỏi lại vài ngày sau. Nếu bạn sửa khoản mua xuống còn 300.000 đồng rồi vẫn ghi trả 200.000 đồng, sổ sẽ bị trừ hai lần.

Bước 4: Khi khách mua thêm hoặc trả tiếp

Nếu khách mua chịu thêm 150.000 đồng, chọn Ghi sổ để tạo khoản mua mới. Từ số dư 300.000 đồng, số dư mới là 450.000 đồng. Nếu sau đó khách trả tiếp 100.000 đồng, tạo một phiếu Trả nợ mới; khoản còn lại là 350.000 đồng.

Xem hướng dẫn ghi sổ tạp hóa trên điện thoại nếu cần phân biệt ghi tổng tiền và ghi hóa đơn nhiều món. Khi đến lúc đối chiếu với khách, bạn có thể gửi hóa đơn công nợ qua Zalo để khách xem các khoản còn lại.

Xử lý khi số dư chưa khớp

Trước hết, kiểm tra đúng hồ sơ khách. Sau đó đọc lần lượt các giao dịch quanh thời điểm lệch tiền: có phiếu mua bị ghi trùng, phiếu trả bị ghi hai lần hay một khoản trả trước đã được tính trong hóa đơn không?

Nếu nhập sai phiếu trả, mở phiếu đó và dùng chức năng sửa để điều chỉnh đúng số tiền, rồi kiểm tra số dư lại. Không tạo một khoản mua chịu giả để bù sai số; cách đó làm tổng có vẻ đúng nhưng lịch sử không còn phản ánh việc mua bán thực tế.

Nếu vừa thao tác trên nhiều máy, kiểm tra trạng thái cập nhật dữ liệu trước khi kết luận thiếu phiếu. Khi có lỗi lưu hoặc lỗi kết nối, xác nhận giao dịch đã xuất hiện trong lịch sử hay chưa trước khi bấm lại.

Câu hỏi thường gặp

Khách trả hết thì có cần xóa khách khỏi sổ không?

Không cần xóa chỉ vì đã thanh toán hết. Giữ hồ sơ và lịch sử để xem lại các lần mua trả; khi khách mua chịu tiếp, ghi phiếu mới cho đúng người đó.

Khách nói đã trả nhiều hơn số đang ghi thì kiểm tra gì?

Kiểm tra ngày nhận tiền, người nhận và các giao dịch ngân hàng liên quan. Nếu xác nhận đã nhận thêm nhưng chưa ghi, bổ sung giao dịch đúng thực tế rồi đối chiếu lại với khách.

Bài này có áp dụng cho khoản đang tính lãi không?

Các phép tính trong bài dành cho khoản không tính lãi. Khoản có lãi cần kiểm tra phần gốc, lãi thực nhận hoặc miễn lãi trên màn hình của app để tránh xác nhận sai.

Đọc thêm cách theo dõi khách trả nợ từng phần để xây dựng quy trình cho người nhà cùng bán hàng. Nếu chưa cài app, vào trang tải Nợ đây rồi để bắt đầu.