Cách ghi sổ tạp hóa trên điện thoại bằng Nợ đây rồi
Để ghi sổ tạp hóa trên điện thoại, mở đúng khách trong Nợ đây rồi, chọn Ghi sổ, nhập khoản mua chịu rồi kiểm tra trước khi lưu. Hướng dẫn dưới đây dùng một giao dịch không tính lãi: khách mua 350.000 đồng tiền hàng và chưa thanh toán. Bạn sẽ biết cách chọn Ghi nhanh hoặc Hoá đơn, kiểm tra số tiền và xem lại phiếu sau khi ghi.
Chuẩn bị trước khi ghi sổ
Cài app từ trang tải Nợ đây rồi và đăng nhập vào sổ của cửa hàng. Nếu sổ chưa có khách, dùng Thêm khách trên trang chủ để tạo hồ sơ trước. Đặt tên dễ phân biệt và bổ sung thông tin nhận biết phù hợp, nhất là khi có nhiều người cùng tên.
Trước khi làm theo, xác định số tiền thực sự còn phải thu. Ví dụ, khách mua 350.000 đồng và chưa trả thì khoản nợ là 350.000 đồng. Nếu khách đã trả một phần lúc mua, đừng nhập nguyên tổng hàng thành khoản còn nợ mà bỏ quên tiền đã nhận.
Các bước trong bài đối chiếu với giao diện app hiện có trong kho mã. Tên nút có thể khác nhẹ giữa phiên bản; hãy cập nhật app nếu màn hình của bạn chưa có các lựa chọn được mô tả.
Bước 1: Mở đúng khách và chọn Ghi sổ
Từ danh sách khách, mở hồ sơ của người vừa mua hàng. Đọc lại tên khách và thông tin phân biệt, rồi chọn Ghi sổ. Màn hình ghi sổ hiện tên khách để bạn kiểm tra lại trước khi nhập số tiền.
Nếu đang dùng chung sổ với người nhà, nên thống nhất ai ghi giao dịch vừa diễn ra. Khi chưa chắc khoản này đã được ghi hay chưa, quay lại xem lịch sử của khách trước khi tạo thêm một phiếu.
Bước 2: Chọn Ghi nhanh hoặc Hoá đơn
Ghi nhanh phù hợp khi bạn đã biết số tiền còn nợ và chỉ cần lưu kèm mô tả. Hoá đơn phù hợp khi cần ghi nhiều món, số lượng và giá để kiểm tra lại từng hàng hóa.
Ghi nhanh khi đã có số tiền còn nợ
Chọn tab Ghi nhanh.
Nhập 350.000 đồng vào ô Số tiền nợ trong ví dụ này.
Điền Mua gì, chẳng hạn “Gạo và dầu ăn ngày 03/10”.
Kiểm tra số tiền và tên khách, rồi bấm Tiếp tục.
Trong Ghi nhanh, hãy dùng ô Số tiền nợ cho số tiền còn phải thu. Nếu tổng hàng là 350.000 đồng và khách đã thanh toán 100.000 đồng ngay lúc mua, số tiền còn nợ là 250.000 đồng. Ghi chú rõ tổng hàng và tiền trả tại chỗ để lần sau dễ đối chiếu.
Hoá đơn khi cần chi tiết nhiều món
Chọn tab Hoá đơn, thêm từng món rồi kiểm tra số lượng, đơn giá và tổng tiền. Nếu khách trả một phần ngay lúc mua, điền khoản đó ở mục Khách trả trước. Quan sát số Còn nợ trước khi bấm Tiếp tục.
Ví dụ minh họa: tổng hàng 350.000 đồng, Khách trả trước 100.000 đồng thì Còn nợ phải là 250.000 đồng. Khoản trả trước đã nhập trong hóa đơn không được ghi thêm một lần nữa bằng Trả nợ, nếu không số dư sẽ bị trừ hai lần.
Bước 3: Kiểm tra và hoàn tất phiếu
Sau khi chọn Tiếp tục, làm theo màn hình xác nhận của app để hoàn tất. Kiểm tra lại tên khách, số tiền và nội dung hàng hóa trước khi xác nhận cuối cùng. Với lần đầu sử dụng, nên thử một giao dịch đơn giản để hiểu các thông tin app yêu cầu.
Lưu xong, mở lại hồ sơ khách và tìm phiếu vừa tạo trong lịch sử. Trong ví dụ không có dư nợ cũ, khách phải đang nợ 350.000 đồng. Nếu khách đã có nợ trước đó, số dư mới cần bằng nợ cũ cộng khoản vừa ghi.
Đúng khách: không chỉ kiểm tra số tiền mà bỏ qua tên người mua.
Đúng khoản nợ: phân biệt tổng hàng và tiền còn phải thu.
Đúng nội dung: ghi mô tả đủ rõ để đọc lại sau này.
Đủ một lần: kiểm tra lịch sử nếu nghi phiếu đã được ghi trước đó.
Khi khách quay lại trả tiền
Mở hồ sơ khách và chọn Trả nợ để ghi số tiền thực nhận. Giữ phiếu mua cũ để còn lịch sử hàng hóa; không sửa khoản mua ban đầu xuống nhỏ hơn chỉ vì khách vừa thanh toán.
Làm theo hướng dẫn đối chiếu công nợ khi khách trả từng phần nếu khách trả nhiều đợt. Khi cần gửi số liệu cho khách xem lại, đọc cách gửi hóa đơn công nợ qua Zalo.
Câu hỏi thường gặp khi ghi sổ trên điện thoại
Chọn Ghi nhanh hay Hoá đơn cho cửa hàng tạp hóa?
Chọn Ghi nhanh nếu cần ghi một khoản tổng có mô tả. Chọn Hoá đơn khi khách cần biết từng món, số lượng hoặc giá; cùng một cửa hàng có thể dùng cả hai theo từng giao dịch.
Khách đã trả ngay một phần thì ghi thế nào?
Trong Hoá đơn, nhập tiền ở Khách trả trước và kiểm tra Còn nợ. Với Ghi nhanh, nhập số tiền còn phải thu và thêm mô tả rõ ràng. Không ghi lại cùng khoản trả trước thành giao dịch trả mới.
Nhập sai khoản mua thì phải làm gì?
Mở lại phiếu tương ứng trong lịch sử để kiểm tra và dùng chức năng sửa của app khi cần. Sau khi sửa, đối chiếu lại số dư; không tạo một phiếu mua thứ hai chỉ để thay phiếu sai mà vẫn giữ cả hai.
Xem mẫu sổ ghi nợ tạp hóa để thống nhất cách ghi cho cả nhà, hoặc tải app và bắt đầu với một khách quen.